الاطار القانوني والمؤسساتي للتوثيق و الأرشفة

لقد صدرت مجموعة من القوانين التي تضبط عملية التوثيق بالمؤسسات التعليمية و التي يعتمد عليها من أجل تحصين الوثائق الصادرة عنها أو اعتمادها كمرجعيات لتفعيل تلك الواردة عليها.

تبقى الادارة التربوية ملزمة بحفظ أرشيفها الوثائقي لما يمثله من أهمية كجزء من ذاكرة الامة ومن أجل تثمين تراثها الحضاري. وتتمثل أهم المصادر القانونية للتوثيق بالمؤسسات التعليمية في:

الميثاق الوطني للتربية و التكوين الدي ينص في مرتكزاته الثابتة على أن النظام التربوي يتأصل في «التراث الحضاري والثقافي للبلاد ،بتنوع روافده الجهوية المتفاعلة و المتكاملة ، ويستهدف حفظ هدا التراث و تجديده ،و ضمان الاشعاع المتواصل به لما يحمله من قيم خلقية و ثقافية» ويركز في المادة 107 على أن سلطات التربية و التكوين ملزمة بتنظيم رصيد تربوي يقظ من أجل مراقبة التجارب الدولية في مجال البرامج و تحليلها وتقويمها واستلهامها لكل غاية مفيدة.

النظام الاساسي الخاص بموظفي وزارة التربية الوطنية

النظام الأساسي الخاص بمؤسسات التربية و التعليم العمومي كما وقع تغييره و تتميمه :المرسوم رقم 2.02.376الصادر في 6 جمادى الاولى 1423 (2002 يوليو17)الدي يحدد مختلف مكونات الادارة التربوية من أطر(المديرين النضار، الحراس العامون ، مدراء الدراسة، رؤساء الأشغال ) وأجهزتها (مجالس المؤسسة) والتي عبرها تسير و تدبر المؤسسات التعليمية من خلال مختلف النصوص القانونية والتنظيمية وتنتج مختلف الوثائق.

منشور رئيس الحكومة رقم 11 الصادر بتاريخ 6 أكتوبر 2011 تحت موضوع الوثائق الإدارية والأرشيف
حيث يلزم جميع الادارات العمومية بالاعتناء بأرشيفها الحالي وحفظ الأرشيف الوسيط تحت اشراف شخص مؤهل ومسؤول وفي أماكن محددة بمواصفات تحميه من التلف.

مرسوم رقم 2.14.267 صادر في 21 محرم 4 (1437نونبر) 2015 بتحديد شروط وإجراءات تدبير وفرز وإتلاف الأرشيف العادي والوسيط وشروط وإجراءات تسليم الأرشيف النهائي حيث يحدد هذا المرسوم كفية تدبير الأرشيف من خلال :

• 
  إعداد برنامج تدبير الأرشيف والهياكل المكلفة بتنفيذه .
• تدبير الأرشيف العادي والوسيط.
• فرز و اتلاف الأرشيف
• تسليم الأرشيف النهائي إلى مؤسسة أرشيف المغرب .
  

وقد أحدثت «مؤسسة أرشيف المغرب» كمؤسسة عمومية تتولى حفظ الذاكرة الوطنية و كواجهة للاطلاع على مختلف الوثائق وفق ضوابط قانونية تفعيلا لحق الولوج الى المعلومة. كما أحدثت هياكل اقليمية وجهوية للتوثيق والأرشفة اقليميا وجهويا:

• مراكز التوثيق وانتاج الوسائل الديداكتيكية:
• المركز الجهوي للتوثيق والتنشيط والانتاج التربوي:C.D.PC.R.A.D.A.P

أهمية التوثيق و الأرشفة بالمؤسسات التعليمية :

تعتمد الادارة التربوية المدرسية في تدبير شؤونها على مجموعة من الوثائق سواء تلك التي تنتجها أو التي تستقبلها .و حتى تكون قراراتها وتدبيرها محصن ودو مصداقية يعزز لديها مبادئ الحكامة فإنها ملزمة باعتماد مقاربة نسقية و وظيفية لتنظيم عملها اليومي بإعداد ملفات تتضمن مختلف الوثائق الادارية و التربوية و تملك كفايات تنظيمية تسهل عملية الاستعمال و الاستثمار لهده الوثائق و ربح الوقت سواء من طرف هيأة الادارة أو مرتفقيها على السواء.

وتستمد الوثائق الأرشيفية أهميتها من مضمونها الدي يحدد قيمتها و مجالات استخدامها :

• مادة أساسية للتواصل بين الأجهزة الإدارية.
• وسيلة اثبات للحقوق الشرعية لتوفرها على معلومات صحيحة مؤكدة .
• اثراء التراث الحضاري للأمة .
• مادة مساعدة للبحث العلمي .

وانطلاقا من الأهمية التي تكتسيها الوثائق ورغم صدور القوانين الخاصة بالحق في الولوج الى المعلومة فإنها تبقى سرية نظرا لأهميتها وتأثيرها على الممارسة الإدارية . وتتفاوت درجة سرية هده الوثائق حسب هده الأهمية :

وثائق سرية : تتمثل في المعلومات ذات الطابع الشخص ي التي تتضمنها تقارير اللجان التحقيق أو التقارير السنوية المتعلقة بأداء الإدارة او الموقف المالي لشركة ما قبل اعلانه

وثائق سرية جدا : وثائق متضمنة لمعلومات قد يؤدي تسريبها الى الإضرار بالمصلحة العامة لأنها قد تكون ما زالت قيد البحث والدراسة كالمشاريع والدراسات .

وثائق سرية للغاية : و هي تلك الوثائق التي تتضمن معلومات تكتسي طابعا استراتيجيا .ويمكن لهده الوثائق رغم سريتها أن توضع رهن اشارة ذوي الاختصاص سواء في اطار لجان التحقيق أو لجان الافتحاص